AVV für MaklerCandy

Vertragsparteien und Kontaktdaten

Auftraggeber und Verantwortlicher ist das im zugehörigen Nutzungsvertrag und Abschlussnachweis bezeichnete Maklerunternehmen. Auftragnehmer und Auftragsverarbeiter ist die Jobli UG (haftungsbeschränkt), Heimgartenstr. 6, 81539 München, Deutschland, vertreten durch Geschäftsführer Jonas Siegfried Rolf Blickle, Amtsgericht München, HRB 306701, als Betreiberin von MaklerCandy.

Der geschäftliche Kontakt des Maklerunternehmens und seine berechtigten Workspace-Administratoren dienen als Ansprechpartner für Weisungen. Ein abweichender Datenschutz- oder Vorfallkontakt kann in Textform mitgeteilt werden. Das Maklerunternehmen muss die Erreichbarkeit seiner Kontakte sicherstellen. Einzelne Teammitglieder dürfen nur im Rahmen ihrer eingeräumten Befugnisse Weisungen erteilen.

Weisungs- und Datenschutzkontakt von Jobli ist jonas@maklercandy.de; Ansprechpartner ist Jonas Siegfried Rolf Blickle. Jobli stellt die Erreichbarkeit und Vertretung des Datenschutzkontakts sicher. Soweit ein Datenschutzbeauftragter zu benennen ist, teilt Jobli dessen Kontaktdaten mit. Änderungen der Kontakte werden der jeweils anderen Partei in Textform mitgeteilt.

1 Gegenstand und Dauer

1.1 Jobli stellt dem Auftraggeber den vereinbarten MaklerCandy-Workspace einschließlich der beauftragten E-Mail-, Dokumenten-, Vertrags-, KI- und API-Funktionen bereit. Art, Zweck, Datenarten und betroffene Personen sind in Anlage 1 beschrieben. Aus dieser Vereinbarung entsteht kein Anspruch auf nicht vereinbarte Produktfunktionen.

1.2 Der Auftraggeber bestimmt Zwecke und Rechtsgrundlagen der fachlichen Verarbeitung. Jobli verarbeitet die dafür überlassenen Daten ausschließlich im Auftrag. Für eigene Konto-, Vertrags-, Abrechnungs- und Supportzwecke, bei denen Jobli selbst Zwecke und Mittel bestimmt, gelten die gesonderten Datenschutzhinweise und die jeweils einschlägigen gesetzlichen Pflichten. Fachliche Workspace-Daten werden durch diese Abgrenzung nicht pauschal zu eigenen Daten von Jobli.

1.3 Die Vereinbarung beginnt mit ihrem nachgewiesenen Abschluss für den bezeichneten Workspace und gilt für die Dauer der Verarbeitung im Auftrag, einschließlich einer zulässigen Rückgabe- und Löschphase. Vertraulichkeit, Kontrollrechte und Nachweispflichten gelten fort, soweit dies zur Abwicklung erforderlich ist.

1.4 Vor Verwendung echter personenbezogener Kunden- oder Interessentendaten müssen diese Vereinbarung und ihre Anlagen vollständig vereinbart, erforderliche Unterauftragnehmerverträge wirksam und die Schutzmaßnahmen angemessen eingerichtet sein. Bis dahin sind nur synthetische oder tatsächlich anonymisierte Testdaten zulässig. Eine technische Verfügbarkeit ersetzt diese Voraussetzungen nicht.

2 Weisungen und Pflichten des Auftraggebers

2.1 Jobli verarbeitet Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, auch hinsichtlich Übermittlungen in Drittländer. Als Weisungen gelten diese Vereinbarung, der vereinbarte Leistungsumfang und die berechtigten, innerhalb dieses Umfangs ausgelösten Workspace- und API-Aktionen. Die Zurechnung richtet sich nach den tatsächlichen Berechtigungen; ein unbefugter Zugriff wird nicht allein durch technisch gültige Zugangsdaten zur rechtmäßigen Weisung.

2.2 Ergänzende Weisungen werden über den benannten Kontakt in Textform erteilt und nachvollziehbar dokumentiert. Dringende mündliche Weisungen sind unverzüglich in Textform zu bestätigen. Jobli prüft bei sensiblen Weisungen die Berechtigung des Absenders. Umfang und Fristen einer wesentlichen Leistungsänderung sind gesondert abzustimmen; gesetzliche Datenschutzpflichten dürfen dadurch nicht verzögert werden.

2.3 Hält Jobli eine Weisung für datenschutzrechtswidrig, informiert Jobli den Auftraggeber unverzüglich und setzt die betroffene Verarbeitung bis zur Klärung aus. Eine Bestätigung des Auftraggebers verpflichtet Jobli nicht zur Ausführung einer weiterhin rechtswidrigen Weisung.

2.4 Verpflichtet das Recht der Union oder eines Mitgliedstaats Jobli zu einer abweichenden Verarbeitung, teilt Jobli dem Auftraggeber die rechtliche Verpflichtung vorab mit, sofern dies nicht aus wichtigen Gründen des öffentlichen Interesses gesetzlich untersagt ist.

2.5 Der Auftraggeber verantwortet insbesondere Rechtsgrundlagen, Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO, erforderliche Einwilligungen, Richtigkeit, Aufbewahrungsentscheidungen und die Berechtigung zur Weitergabe. Er vergibt Zugriffe nach Erforderlichkeit, schützt Zugangsdaten und widerruft entfallene Berechtigungen. Joblis eigene Pflichten werden dadurch nicht eingeschränkt.

2.6 Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO und Daten nach Art. 10 DSGVO sind im regulären Leistungsumfang nicht vorgesehen. Eine beabsichtigte Verarbeitung erfordert vorab eine gesonderte Vereinbarung, eine geeignete Rechtsgrundlage und angepasste Schutzmaßnahmen. Bei unbeabsichtigter Übermittlung stimmen die Parteien unverzüglich Einschränkung und sichere Entfernung ab.

3 Vertraulichkeit und Sicherheit

3.1 Jobli gestattet Zugriff nur Personen, die ihn für die jeweilige Aufgabe benötigen und einer angemessenen gesetzlichen oder vertraglichen Vertraulichkeitspflicht unterliegen. Zugänge sind personenbezogen zu vergeben, regelmäßig zu prüfen und nach Wegfall des Bedarfs zu entziehen. Dies gilt auch für Support, Betriebsadministration und beauftragte Dritte sowie nach Vertragsende.

3.2 Jobli trifft und unterhält unter Berücksichtigung von Stand der Technik, Implementierungskosten und Verarbeitungsrisiken geeignete Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Maßgeblich ist Anlage 2. Sie umfasst insbesondere Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit, Belastbarkeit, Wiederherstellbarkeit und regelmäßige Wirksamkeitsprüfung.

3.3 Gleichwertige oder verbessernde technische Anpassungen sind zulässig und zu dokumentieren. Eine wesentliche Verringerung des vereinbarten Schutzniveaus bedarf vorheriger Abstimmung und darf die gesetzlichen Anforderungen nicht unterschreiten. Jobli informiert über sicherheitsrelevante Änderungen, soweit sie die Beurteilung durch den Auftraggeber beeinflussen.

3.4 Daten werden logisch von anderen Workspaces getrennt. Betriebszugriffe auf fachliche Inhalte sind auf erforderliche Zwecke zu beschränken und nach einem dokumentierten Verfahren zu autorisieren und zu dokumentieren. Allgemeine Administratorrechte sind keine pauschale Erlaubnis zur fachlichen Datennutzung.

3.5 Jobli nutzt die im Auftrag verarbeiteten Inhalte nicht für eigene Werbung, einen Verkauf von Daten oder das Training eigener allgemeiner KI-Modelle. Eine Nutzung durch KI-Anbieter für deren Modelltraining ist von diesem Auftrag nicht umfasst. Vor Übermittlung müssen entsprechend geeignete Anbieterbedingungen, Einstellungen und Modelle nachgewiesen sein. Ist dies nicht möglich, darf die betreffende Funktion nicht mit personenbezogenen Auftragsdaten genutzt werden.

4 Unterstützung und Datenschutzvorfälle

4.1 Jobli unterstützt den Auftraggeber durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bei Anfragen nach Art. 12 bis 22 DSGVO, insbesondere bei Suche, Auskunft, Berichtigung, Einschränkung, Export und Löschung. Direkte Anfragen zu Auftragsdaten leitet Jobli unverzüglich weiter und beantwortet sie inhaltlich nur auf Weisung oder aufgrund einer gesetzlichen Pflicht.

4.2 Die Unterstützung berücksichtigt die Art der Verarbeitung und die verfügbaren Informationen. Sie muss so rechtzeitig erfolgen, dass der Auftraggeber seine gesetzlichen Fristen einhalten kann. Fehlende Self-Service-Funktionen beseitigen die Unterstützungspflicht nicht; erforderlichenfalls erfolgt die Bearbeitung kontrolliert manuell.

4.3 Jobli unterstützt den Auftraggeber bei Art. 32 bis 36 DSGVO, insbesondere bei Sicherheitsbewertungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen, vorherigen Konsultationen und Meldungen an Aufsichtsbehörden. Die Entscheidung über eine Meldung des Auftraggebers trifft dieser; eigene gesetzliche Pflichten von Jobli bleiben bestehen.

4.4 Verletzungen des Schutzes personenbezogener Auftragsdaten meldet Jobli nach Bekanntwerden unverzüglich an den benannten Vorfallkontakt. Die erste Meldung erfolgt spätestens innerhalb von 24 Stunden ab Bekanntwerden. Diese Höchstfrist erlaubt kein Aufschieben einer früher möglichen Meldung. Noch fehlende Einzelheiten werden ohne unangemessene Verzögerung nachgereicht.

4.5 Die Meldung enthält soweit bekannt Art und Umfang des Vorfalls, betroffene Daten- und Personenkategorien, ungefähre Anzahl der Personen und Datensätze, Kontaktstelle, wahrscheinliche Folgen sowie ergriffene oder vorgeschlagene Gegenmaßnahmen. Jobli sichert erforderliche Belege, begrenzt Schäden, kooperiert bei der Untersuchung und dokumentiert die Abhilfe.

4.6 Jobli informiert den Auftraggeber unverzüglich über behördliche Maßnahmen, Beschlagnahmen oder andere Umstände, die Auftragsdaten oder die ordnungsgemäße Verarbeitung gefährden, soweit eine Mitteilung rechtlich zulässig ist. Dritte sind auf die Stellung des Auftraggebers und die Verarbeitung im Auftrag hinzuweisen.

5 Nachweise und Kontrollen

5.1 Jobli stellt alle Informationen bereit, die zur Prüfung der Einhaltung von Art. 28 DSGVO erforderlich sind. Der Auftraggeber kann vor Beginn und anschließend risikogerecht selbst oder durch einen zur Vertraulichkeit verpflichteten Prüfer Kontrollen einschließlich Inspektionen durchführen. Rechte der Aufsichtsbehörden bleiben unberührt.

5.2 Soweit geeignet, werden vorhandene Dokumentation, Nachweise und Fernprüfungen zunächst verwendet. Sie ersetzen eine erforderliche Vor-Ort-Kontrolle nicht. Umfang, Termin und Schutz fremder Daten sind angemessen abzustimmen. Bei einem Vorfall, konkretem Verdacht oder behördlichen Fristen darf die Abstimmung eine erforderliche Kontrolle nicht verzögern.

5.3 Prüfungen sind so durchzuführen, dass andere Kunden, vertrauliche Betriebsinformationen und die Sicherheit geschützt bleiben. Mängel werden dokumentiert, angemessene Abhilfefristen festgelegt und die Umsetzung nachgewiesen.

5.4 Eine Vergütung außergewöhnlicher Zusatzleistungen kann vorab vereinbart werden. Sie darf gesetzliche Unterstützung, notwendige Kontrollen oder die fristgerechte Wahrnehmung von Betroffenenrechten nicht verhindern. Die Behebung eigener Pflichtverletzungen von Jobli wird nicht als zusätzliche Leistung abgerechnet.

6 Unterauftragnehmer und Drittländer

6.1 Mit Abschluss dieser Vereinbarung genehmigt der Auftraggeber die in Anlage 3 abschließend benannten und für die beauftragten Funktionen erforderlichen Unterauftragnehmer. Eine individuelle Lieferantenauswahl oder Unterschrift je Anbieter ist nicht vorgesehen. Eine optionale Funktion erweitert den tatsächlichen Verarbeitungsumfang nur bei ihrer Beauftragung beziehungsweise Aktivierung. Jobli darf Dienste nur einsetzen, soweit die vertraglichen und gesetzlichen Voraussetzungen für die betreffende Verarbeitung erfüllt sind.

6.2 Für spätere Ergänzungen oder Ersetzungen wird eine allgemeine schriftliche Genehmigung unter folgendem Verfahren vereinbart: Jobli informiert mindestens 30 Kalendertage vor dem vorgesehenen Beginn aktiv in Textform über Identität, Aufgabe, Datenarten, Orte und Übermittlungsgarantien. Eine ausschließlich still geänderte Website-Liste genügt nicht.

6.3 Der Auftraggeber kann innerhalb der angekündigten Frist aus nachvollziehbaren Datenschutzgründen widersprechen. Jobli setzt den betroffenen neuen Dienst bis zur Klärung für dessen Daten nicht ein. Die Parteien suchen eine geeignete Alternative; ist dies nicht möglich, kann die betroffene Leistung vor Beginn der geänderten Verarbeitung beendet werden. Keine Partei muss einer rechtswidrigen Verarbeitung zustimmen.

6.4 Jobli prüft die Eignung der Unterauftragnehmer, vereinbart im erforderlichen Umfang dieselben Datenschutzpflichten und sichert geeignete Kontroll- und Unterstützungsrechte. Jobli bleibt gegenüber dem Auftraggeber für deren Pflichterfüllung nach Art. 28 Abs. 4 DSGVO verantwortlich. Erforderliche Informationen und geeignete Vertragsnachweise sind unter Schutz fremder Geheimnisse bereitzustellen.

6.5 Verarbeitungsorte und Fernzugriffe sind je Dienst vollständig zu erfassen. Drittlandverarbeitungen erfolgen nur auf dokumentierter Weisung und bei erfüllten Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO. Anwendbare Angemessenheitsbeschlüsse oder geeignete Garantien einschließlich erforderlicher Zusatzmaßnahmen und Bewertungen sind vor Beginn nachzuweisen. Eine US-Zertifizierung oder ein EU-Speicherort wird ohne aktuellen Nachweis nicht als ausreichende Garantie behandelt.

6.6 Vom Auftraggeber ausgewählte E-Mail-Empfänger, Portale und eigene Integrationen werden durch eine Übermittlung nicht automatisch zu Unterauftragnehmern von Jobli. Deren Rollen und Übermittlungsgrundlagen sind gesondert zu bestimmen. Für von Jobli ausgewählte Dienste bleibt Jobli verantwortlich. Die Einordnung offener unterstützender Dienste in Anlage 3 ist vor Abschluss zu klären.

7 Rückgabe und Löschung

7.1 Während der Laufzeit verarbeitet, berichtigt, beschränkt und löscht Jobli Daten nach zulässiger Weisung. Die in der Oberfläche angebotenen Löschaktionen betreffen jeweils ihren dokumentierten Umfang. Das Löschen eines Kontakts entfernt insbesondere nicht automatisch E-Mails, Vertragsfassungen, Aktivitäten oder Aktionsbelege.

7.2 Nach Ende der Leistung wählt der Auftraggeber Rückgabe und anschließende Löschung oder unmittelbare Löschung der Auftragsdaten einschließlich vorhandener Kopien. Umfang, sichere Übermittlung und Fristen richten sich nach Anlage 4. Jobli stellt erforderlichenfalls zusätzlich zu den bestehenden API-Abrufen eine kontrollierte manuelle Rückgabe bereit.

7.3 Verlangt Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats eine weitere Speicherung durch Jobli, informiert Jobli über Rechtsgrundlage, Datenumfang und Frist, soweit zulässig, beschränkt den Bestand auf diesen Zweck und löscht nach Fristende. Eine pauschale Berufung auf eigene Interessen oder Aufbewahrungspflichten des Maklerbüros genügt nicht, um sämtliche Auftragsdaten weiter zu speichern.

7.4 Soweit eine sofortige Entfernung aus Sicherungskopien technisch nicht möglich ist, werden diese für andere Verwendungen gesperrt und spätestens 30 Kalendertage nach der Löschung aus den aktiven Systemen gelöscht beziehungsweise überschrieben. Bei Wiederherstellung sind zuvor wirksame Löschungen und Einschränkungen erneut anzuwenden.

7.5 Jobli veranlasst erforderliche Löschungen bei eigenen Unterauftragnehmern und bestätigt dem Auftraggeber auf Anforderung die Durchführung einschließlich noch rechtmäßig verbleibender Bestände und deren Fristen. Der Auftraggeber verantwortet Kopien bei seinen Empfängern, eigenen Integrationen und Endgeräten; Jobli unterstützt im Rahmen seiner tatsächlichen Möglichkeiten.

8 Rangfolge und Abschluss

8.1 Bei Widersprüchen zu allgemeinen Nutzungsbedingungen gehen die Bestimmungen dieser Vereinbarung für die Auftragsverarbeitung vor. Unabdingbare gesetzliche Rechte, insbesondere Art. 82 DSGVO, bleiben unberührt. Diese Vereinbarung führt keine zusätzliche Haftungsbegrenzung ein.

8.2 Bei schwerwiegenden Verstößen, verweigerter erforderlicher Kontrolle oder dauerhaft nicht erfüllbaren rechtmäßigen Weisungen kann der Auftraggeber die betroffene Verarbeitung aussetzen und bei fehlender Abhilfe die betroffene Leistung aus wichtigem Grund beenden. Rückgabe und Löschung bleiben geschuldet.

8.3 Bestandteil sind die Anlagen 1 bis 4 in der beim Abschluss nachweisbar einbezogenen Fassung. Änderungen sind schriftlich oder in einem nachvollziehbar dokumentierten elektronischen Format zu vereinbaren. Eine einseitige Änderung der Datenschutzerklärung ändert diese Vereinbarung nicht.

8.4 Die Vereinbarung wird schriftlich oder in einem dokumentierten elektronischen Format geschlossen. Der Abschlussnachweis bezeichnet das Maklerunternehmen, den Workspace, die akzeptierte Fassung einschließlich Anlagen, den Zeitpunkt und die zustimmende vertretungsberechtigte Person. Jobli stellt dem Auftraggeber die vollständige Vertragsfassung bereit. Das bloße Aufrufen dieser Seite ersetzt den Vertragsabschluss nicht.

8.5 Eine spätere zentrale Überarbeitung ändert bereits abgeschlossene Fassungen nicht automatisch. Notwendige Änderungen werden nach dem vereinbarten Änderungsverfahren wirksam einbezogen; für Unterauftragnehmer gilt zusätzlich Ziffer 6. Ein bloßer Austausch des Seitentexts ersetzt diesen Vorgang nicht.

Anlage 1 Beschreibung der Verarbeitung

Zweck und Verarbeitungsvorgänge

Organisation der Immobilienvermarktung und beauftragter Kommunikation: Erheben und Übernehmen, Ordnen, Speichern, Abfragen, Zuordnen, Bearbeiten, Auswerten im vereinbarten Umfang, Bereitstellen an Berechtigte, ausdrücklich freigegebenes Veröffentlichen, Übermitteln, Einschränken und Löschen. Die Verarbeitung erfolgt fortlaufend während der Nutzung und anlassbezogen bei einzelnen Aktionen. Keine allgemeine Maklertätigkeit, Rechtsberatung oder eigenständige Vermarktungsentscheidung durch Jobli.

Betroffene Personen und Datenarten

• Interessenten, Käufer, Eigentümer, Verkäufer, Vermieter, Mieter und weitere Beteiligte: Namen, Kontaktdaten, Anschriften, Rollen und Zuordnungen, Anfragen, Korrespondenz, Notizen und Terminangaben.
• Ansprechpartner von Unternehmen und Dienstleistern sowie berechtigte Beschäftigte des Maklerbüros: geschäftliche Identifikations- und Kontaktdaten, Zuständigkeiten, Signaturen, gegebenenfalls Profilbilder und inhaltliche Aktivitäten im Workspace.
• Vertragsparteien und Vertretungen: Vertragsinhalt, Objektbezug, Provision, Laufzeit, Erklärungen, Bestätigungs- und Widerrufsdaten, Nachweiszeitpunkte und Dokumentprüfsummen. Bestätigungscodes werden serverseitig als Prüfwerte geführt; die Zustellung übermittelt den Code an den Versanddienst.
• Personen mit Bezug zu Immobilien oder Dokumenten: Objektadresse und -angaben, Fotos, Grundrisse, Unterlagen, E-Mail-Anhänge und darin enthaltene erforderliche personenbezogene Informationen. Fotos werden nicht zur biometrischen Identifizierung beauftragt.
• Nutzer von öffentlichen Anfrage- und Vertragsseiten: eingegebene Namen, E-Mail-Adressen, optionale Telefonnummern, Nachrichten und Erklärungen; technische Zugangs- und Schutzinformationen entsprechend dem jeweiligen Ablauf.
• KI-Aufträge: Nutzeranweisungen, ausgewählter Textverlauf, benötigter Workspace-Kontext, autorisiert abgerufene Werkzeugdaten, ausgewählte Bilder/PDFs, extrahierte Texte, Vorlagentexte, Ausgaben und Aktionsbelege. Dieselben Daten können in mehreren Kategorien enthalten sein.

Beauftragte Funktionsgruppen

Der Basisumfang umfasst Workspace-Datenverwaltung, berechtigte Teamzugriffe, private Medien und Unterlagen, fachliche Aktivitäten, beauftragte E-Mail-Korrespondenz sowie Vertragsvorbereitung und -dokumentation. Nutzungsvertrag und Abschlussnachweis ordnen diesen Umfang dem jeweiligen Workspace zu.

Für alle Workspaces gelten dieselben Beschreibungen der optionalen Funktionen: öffentliche Inserate und Online-Exposés; digitale Vertragsstrecke; eigene E-Mail-Domain; ImmoScout24-Übertragung und Anfrageempfang; Candy-Chat, Bild-/Text- und Vorlagenhilfe; Candy-PDF-OCR; Mapbox-Karten, Umgebungssuche und Geokodierung. Die tatsächlich im vereinbarten Leistungsumfang beauftragte beziehungsweise aktivierte Funktion bestimmt den jeweiligen Weisungsumfang. Für die zugehörigen Dienste gilt Anlage 3.

Browserdiktat ist gesondert zu behandeln: Ohne nachgewiesene lokale Erkennung kann der Browser einen externen Erkennungsdienst wählen. Anbieter, Rolle, Orte und Bedingungen sind vom Auftraggeber für die eingesetzte Konfiguration zu prüfen. Ohne Klärung keine personenbezogenen Auftragsdaten diktieren; Texteingabe verwenden. Die Audioverarbeitung ist nicht pauschal durch den Mistral-Vertrag erfasst.

Verarbeitungsorte und Dauer

Für die zentrale Anwendung, Datenbank und privaten Dateien wird Deutschland als Verarbeitungsort vereinbart. Für eingebundene Dienste gelten Anlage 3 und die Voraussetzungen nach Ziffer 6. Die dort genannten Länder bezeichnen den Sitz des jeweiligen Anbieters; sie begründen keine Zusage ausschließlich dortiger Verarbeitung. Drittlandverarbeitungen und Fernzugriffe sind nur unter den Voraussetzungen nach Ziffer 6.5 zulässig.

Dauer nach Ziffer 1 und Anlage 4. Bei Candy-PDFs hat der extrahierte, nutzergebundene Cachetext eine technische Gültigkeit von einer Stunde. Ursprungs-PDFs werden in diesem OCR-Ablauf durch MaklerCandy nicht dauerhaft als Unterlagen abgelegt. Nachfolgende Antworten, Aktionsbelege und beim Anbieter verarbeitete Daten unterliegen davon getrennten Regeln.

Anlage 2 Technische und organisatorische Maßnahmen

Trennung und Zugangsschutz

Die Anwendung ordnet fachliche Ressourcen und Beziehungen dem jeweiligen Workspace zu und prüft private Dateizugriffe über kontrollierte API-Routen. Persönliche Postfächer unterliegen zusätzlichen Nutzergrenzen. Öffentliche Inhalte werden ausschließlich über die vorgesehenen gesonderten Freigaben ausgeliefert.

Passwörter und API-Schlüsselgeheimnisse werden als kryptografische Prüfwerte geführt. Rollen, bereichsbezogene API-Berechtigungen, hostgebundene Sessions, HttpOnly-Sitzungscookies und CSRF-Prüfungen begrenzen den Zugriff. Schlüsselgeheimnisse werden nur bei ihrer Erstellung angezeigt; ihr Widerruf sperrt weitere authentifizierte Zugriffe.

Jobli verpflichtet sich, Betriebs- und Supportzugriffe auf erforderliche Aufgaben zu begrenzen, administrative Zugänge angemessen abzusichern, Berechtigungen regelmäßig zu prüfen und nach Wegfall des Bedarfs zu entziehen. Zugriff durch Beschäftigte und beauftragte Personen setzt die erforderliche Vertraulichkeitsbindung voraus.

Übertragung und Integrität

Die Produktionskonfiguration sieht HTTPS, Secure-Cookies und HSTS vor. Jobli verpflichtet sich, die wirksame Transportabsicherung zu unterhalten. Bei Dateiuploads gelten Format- und Größenprüfungen; Bilder werden normalisiert und eingebettete Metadaten entfernt. Private Dateien erhalten kontrollierte Abrufwege. Die PDF-Plausibilisierung ersetzt keinen vollständigen Schadcode-Scan.

Betroffene Bearbeitungsabläufe verwenden Revisions- und Konfliktprüfungen sowie fachliche Aktivitäten und Aktionsbelege. Vertrags-PDFs und zugehörige Nachweise enthalten die jeweils dokumentierten Prüfsummen. Eine vollständige revisionssichere Protokollierung sämtlicher Administrationszugriffe wird hierdurch nicht zugesagt.

Sicherung und Wiederherstellung

Jobli verpflichtet sich, Datenbank und private Dateien mindestens einmal täglich konsistent zu sichern. Die Sicherungen sind verschlüsselt und auf einem vom Produktivsystem getrennten, gegen unbefugten Zugriff geschützten Speicherziel innerhalb der EU beziehungsweise des EWR aufzubewahren. Schlüssel und Zugriffsrechte sind gesondert zu schützen.

Sicherungskopien werden höchstens 30 Kalendertage aufbewahrt. Jobli prüft die Wiederherstellung mindestens vierteljährlich und nach wesentlichen Änderungen des Sicherungsverfahrens und dokumentiert Ergebnis und erforderliche Abhilfen. Wiederhergestellte Daten müssen bereits erteilte Lösch- und Einschränkungsweisungen erneut berücksichtigen. Eine bestimmte Wiederherstellungszeit oder unterbrechungsfreie Verfügbarkeit wird damit nicht vereinbart.

Organisation und Wirksamkeitsprüfung

Jobli verpflichtet sich zu dokumentierten Zuständigkeiten und Vertretungen für Betrieb, Weisungen, Datenschutzvorfälle, Betroffenenanfragen, Rückgabe und Löschung. Eingesetzte Personen sind entsprechend ihrer Aufgaben zu Vertraulichkeit und Datenschutz anzuhalten. Sicherheitsupdates, Berechtigungen und Schutzmaßnahmen werden risikogerecht überprüft; festgestellte Mängel sind zu bearbeiten.

Bei optionaler Fehlerdiagnose werden die Berichte serverseitig auf zulässige technische Daten begrenzt. Freie Inhalte, Requestdaten, Nutzerkennungen und lokale Variablen sind ausgeschlossen; Session Replay und Performanceprofile werden nicht beauftragt. Der Browser sendet diese Berichte ausschließlich an die eigene API.

Daten auf Endgeräten des Auftraggebers

Erstbegehungsentwürfe können bis zur erfolgreichen Speicherung im localStorage liegen. Die Wiederherstellung ist auf weniger als sieben Tage seit der letzten Änderung begrenzt; ältere Einträge werden beim erneuten Öffnen entfernt, nicht durch einen zeitgesteuerten Hintergrundlauf. Die Zoompräferenz der Exposé-Vorschau bleibt bis zur Änderung oder Entfernung der Websitedaten gespeichert. Abmeldung und serverseitige Löschung werden nicht als sichere Entfernung sämtlicher lokaler Entwürfe zugesagt. Der Auftraggeber muss gemeinsam genutzte Endgeräte und Websitedaten angemessen schützen und bereinigen.

Anlage 3 Dienstleister und Empfänger

Eingesetzte Dienste

Die folgenden Dienste sind dem jeweils beschriebenen Funktionsumfang zugeordnet. Jobli ist für die Einhaltung der Voraussetzungen nach Ziffer 6 verantwortlich und stellt dem Auftraggeber die zur Beurteilung erforderlichen Informationen über Aufgaben, Verarbeitungsorte, Unterauftragnehmer und Übermittlungsgarantien bereit. Die Genehmigung als Unterauftragnehmer gilt nur für Verarbeitungen im Auftrag, nicht für eigenständige Zwecke eines Empfängers.

Hetzner

Hetzner Online GmbH, Deutschland: Hosting der zentralen Anwendung, Datenbank und privaten Dateien. Betroffen sind die dort gespeicherten Workspace-Daten. Für die Verarbeitung durch Hetzner besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Für zentrale Anwendungsdaten gilt der vereinbarte Verarbeitungsort Deutschland; Sicherungsziele müssen die Vorgaben aus Anlage 2 erfüllen.

Anbieterinformationen: https://docs.hetzner.com/general/company-and-policy/data-protection-at-hetzner/

Lettermint

Lettermint B.V., Niederlande: Konto- und Teamnachrichten, E-Mail-Versand und -Empfang einschließlich Anhängen, Domainrouting und Vertragsnachrichten. Verarbeitet werden insbesondere Absender und Empfänger, Inhalte, Anhänge, Links beziehungsweise Codes sowie erforderliche Zustell- und Domainangaben. Für diese Verarbeitung besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Vom Auftraggeber ausgewählte E-Mail-Empfänger und deren Mailserver sind eigene Empfänger.

Anbieterinformationen: https://lettermint.co/dpa und https://lettermint.co/subprocessors

Mistral AI

Mistral AI, Frankreich: ausdrücklich ausgelöste Chat-, Bild-, Text-, Vertragsvorlagen- und PDF-OCR-Aufträge sowie optionale Ortsrecherche. Je Auftrag können Eingaben und Verlauf, erforderlicher Workspace-Kontext und Werkzeugdaten, ausgewählte Bilder beziehungsweise PDFs, extrahierte Inhalte, Vorlagentexte und Ausgaben verarbeitet werden. Für diese Verarbeitung besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung. Die über die MaklerCandy-Anbindung übermittelten Ein- und Ausgaben sind vom Modelltraining ausgeschlossen. Dieser Ausschluss bedeutet keine sofortige Löschung und keine Zusage von Zero Data Retention.

Die Verwendung von APIs oder Modellen mit abweichenden Trainingsbedingungen ist für personenbezogene Auftragsdaten ausgeschlossen, solange diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Anbieterbedingungen über eigenständige Zwecke werden durch diese Vereinbarung nicht pauschal genehmigt.

Anbieterinformationen: https://legal.mistral.ai/terms/data-processing-addendum/ und https://legal.mistral.ai/terms/privacy-policy/

Mapbox

Mapbox, Inc., USA: Karten, Umgebungssuche und serverseitige Geokodierung von Objektadressen. Bei direktem Abruf werden insbesondere Kartenposition, Suchkategorien und technische Browserdaten einschließlich IP-Adresse übermittelt; bei automatischer Geokodierung die erforderliche Objektadresse. Öffentliche Karten werden erst nach Zustimmung geladen; interne Karten können beim Anzeigen unmittelbar geladen werden.

Für Verarbeitungen im Auftrag gelten die Pflichten aus Ziffer 6 einschließlich erforderlicher Vertrags- und Drittlandgarantien. Soweit Mapbox selbst Verantwortlicher ist, bedarf die Übermittlung einer eigenständigen zulässigen Grundlage. Die Zustimmung zum Kartenladen ersetzt diese Anforderungen nicht.

Anbieterinformationen: https://www.mapbox.com/legal/dpa und https://www.mapbox.com/legal/legal-faq

Sentry bei aktivierter Fehlerdiagnose

Functional Software, Inc., USA: bereinigte technische Fehlerdiagnose. Übermittelt werden zulässige Fehlerklassen und Codestellen, Fehlerkennungen, technische Betriebs- beziehungsweise Versionsdaten und Verbindungsdaten des MaklerCandy-Servers. Fachliche Inhalte und Besucher-IP-Adressen sind von dieser Diagnoseübermittlung ausgeschlossen.

Die Einbindung unterliegt der erforderlichen vertraglichen Rollenbestimmung und bei Auftragsdaten den Voraussetzungen aus Ziffer 6. Eine deutsche Datenregion schließt Drittlandzugriffe nicht aus. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung wird nicht vereinbart.

Anbieterinformationen: https://sentry.io/privacy/ und https://sentry.io/legal/dpa/

Weitere Empfänger und Integrationen

Google Public DNS wird serverseitig zur TXT-Prüfung eigener Domains angesprochen. Übermittelt werden die abgefragte Domain und technische Verbindungsdaten des Servers, keine E-Mail-Inhalte oder Anhänge. Jobli verantwortet die Zulässigkeit dieser eigenen Dienstanbindung.

Anbieterinformationen: https://developers.google.com/speed/public-dns/privacy

ImmoScout24, E-Mail-Empfänger und selbst ausgewählte API-Integrationen des Auftraggebers erhalten Daten aufgrund des jeweiligen Auftrags. Sie sind nicht allein durch den Empfang Unterauftragnehmer von Jobli. Bei Browserdiktat richtet sich der Erkennungsdienst nach der eingesetzten Browserkonfiguration; die erforderliche Prüfung nach Anlage 1 bleibt bestehen.

Für zusätzliche Anbieter mit Zugriff auf Auftragsdaten gilt vor deren Einsatz das Informations- und Genehmigungsverfahren nach Ziffer 6. Die Wahl eines weiteren Backup- oder Supportanbieters ist keine pauschale Ausnahme von diesem Verfahren.

Anlage 4 Aufbewahrung Rückgabe und Löschung

Während der Vertragslaufzeit

Fachliche Objekt-, Kontakt-, Anfrage-, Notiz-, Termin- und Dokumentdaten sowie E-Mails, Anhänge und Vertragsbelege werden für die beauftragten Zwecke nach Weisung des Maklerunternehmens verarbeitet. Der Auftraggeber bestimmt seine fachlich zulässigen Aufbewahrungen. Fällt der Verarbeitungszweck weg oder erteilt der Auftraggeber eine rechtmäßige Löschweisung, sind die betroffenen Daten unverzüglich zu löschen. Ein allgemeiner zusätzlicher Aufbewahrungsanspruch von Jobli wird dadurch nicht begründet.

Eine Löschweisung ist über die vorgesehenen Funktionen oder den benannten Kontakt zu erteilen. Bei zusammenhängenden Datenbeständen umfasst die Bearbeitung erforderlichenfalls auch zugehörige E-Mails, Anhänge, Vertragsfassungen, Aktivitäten und Candy-Auftragsbelege. Ein Kontaktlöschen oder Chat-Reset allein löscht diese getrennten Bestände nicht automatisch.

Candy-PDF-Kontext hat eine technische Cache-Gültigkeit von einer Stunde. Ursprungsdateien werden in diesem OCR-Ablauf bei MaklerCandy nicht dauerhaft als Unterlagen abgelegt. Inhalte in späteren Antworten oder Aktionsbelegen sowie Daten beim Anbieter werden hiervon nicht automatisch gelöscht. Auch diese Bestände sind bei einer einschlägigen Löschweisung zu berücksichtigen.

Nach Vertragsende

Der Auftraggeber kann innerhalb von 30 Kalendertagen nach Vertragsende die Rückgabe seiner Auftragsdaten verlangen. In diesem Zeitraum darf Jobli die verbleibenden Daten nur für die geschützte Rückgabe, erforderliche Abwicklung und zulässige Löschung vorhalten. Eine frühere ausdrückliche Löschweisung bleibt möglich und ist unverzüglich umzusetzen.

Die Rückgabe umfasst die gespeicherten fachlichen Stammdaten, Kontakte, Vorgänge, Anfragen, Termine und Notizen, E-Mail-Inhalte und Anhänge, Medien und Unterlagen, Vertragsfassungen und Erklärungsbelege sowie die für ihre Zuordnung erforderlichen Beziehungen. Strukturierte Daten werden in üblichen maschinenlesbaren Formaten wie CSV oder JSON, Dateien im gespeicherten Format über einen angemessen gesicherten Übertragungsweg bereitgestellt. Soweit die vorhandene API den Umfang nicht vollständig abdeckt, ergänzt Jobli die Rückgabe kontrolliert manuell. Ein automatischer Gesamtexport wird nicht zugesagt.

Nach erfolgter Rückgabe, auf ausdrückliche Löschweisung oder spätestens mit Ablauf von 30 Kalendertagen nach Vertragsende löscht Jobli die verbleibenden Auftragsdaten aus den aktiven Systemen. Rückgabe und anschließende Löschung müssen innerhalb dieses Zeitraums koordiniert werden; ein rechtzeitig gestelltes Rückgabeverlangen darf durch eine routinemäßige Löschung nicht vereitelt werden.

Sicherungskopien und Unterauftragnehmer

Sicherungskopien dürfen nach einer aktiven Löschung nicht mehr für den regulären Betrieb oder andere Zwecke verwendet werden. Sie sind spätestens 30 Kalendertage nach der aktiven Löschung zu entfernen beziehungsweise sicher zu überschreiben. Die laufende Backup-Aufbewahrung nach Anlage 2 beträgt ebenfalls höchstens 30 Kalendertage. Ohne entgegenstehende gesetzliche Pflicht ergibt sich bei regulärem Vertragsende damit eine Höchstfrist von 60 Kalendertagen bis zur Entfernung aus aktiven Systemen und verbleibenden Sicherungskopien.

Jobli veranlasst erforderliche Rückgaben und Löschungen auch bei seinen Unterauftragnehmern und berücksichtigt die dort vorhandenen Kopien. Bei einer Wiederherstellung müssen zuvor wirksame Löschungen und Einschränkungen erneut angewandt werden, bevor die Daten wieder regulär verarbeitet werden. Vom Auftraggeber selbst ausgewählte Empfänger und Integrationen sowie lokale Kopien auf dessen Endgeräten sind gesondert zu behandeln.

Gesetzliche Restbestände und Bestätigung

Eine weitere Speicherung durch Jobli ist nur zulässig, soweit Unionsrecht oder das Recht eines Mitgliedstaats sie verlangt. Jobli informiert nach Maßgabe von Ziffer 7 über Grundlage, Umfang und Dauer, trennt den Bestand von der regulären Verarbeitung und löscht ihn nach Wegfall der Pflicht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Maklerbüros begründen nicht automatisch dieselbe Pflicht für Jobli.

Auf Anforderung bestätigt Jobli Rückgabe und Löschung und bezeichnet etwaige rechtmäßig verbleibende Restbestände mit Grund und Löschfrist. Die Veröffentlichung dieser Vereinbarung allein bestätigt keine bereits erfolgte Datenlöschung oder einen bereits geschlossenen Vertrag.